Je zaměstnavatel povinen evidovat pracovní dobu zaměstnance? Krátká odpověď je ano. Nutnost vychází z právních předpisů České republiky i z nedávného rozhodnutí Soudního dvoru Evropské unie, kterým se musí členské státy řídit. Z pohledu zaměstnavatele však nemusí jít o zátěž a nutné zlo, evidenci lze využít ve vlastní prospěch ve formě nabití praktických údajů o podniku.

evidence pracovní doby

Česká právní úprava evidence pracovní doby

Pojem pracovní doba a definice její evidence vychází v českém právním prostředí ze zákona č. 262/2006 Sb. - zákoníku práce. Zákoník svým obsahem vymezuje pojem pracovní doba a rámcově také formu její evidence. Pracovní dobu zákoník definuje jako dobu, v níž je zaměstnanec povinen vykonávat pro zaměstnavatele práci, a dobu, v níž je zaměstnanec na pracovišti připraven k výkonu práce. Ve věci evidence zákoník uvádí, že zaměstnavatel je povinen vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci s vyznačením začátku a konce směny, práce přesčas, noční práci a dobu pracovní pohotovosti. Do evidence je pak zaměstnavatel povinen umožnit zaměstnanci nahlédnout. Je vhodné doplnit ještě související pojmy, a to docházka a směna. Pod pojmem směna zákoník rozumí část týdenní pracovní doby bez práce přesčas, kterou je zaměstnanec povinen na základě stanoveného rozvrhu směn odpracovat. Často skloňovaný pojem docházka zákoník práce ani jiné právní předpisy nedefinují. Z běžné praxe je docházka vnímána jako doba, kterou se pracovník zdržuje na pracovišti, resp. v objektu výkonu svého zaměstnání mezi příchodem a odchodem.

Z výše uvedeného textu ze zákoníku práce vyplývá, že zaměstnavatel je povinen evidovat a archivovat údaje, které musí zahrnovat identifikaci zaměstnance, datum, začátek a konec směny, přesčas a dále informaci, zda se případně jednalo o noční práci nebo pracovní pohotovost. Definovaný rozsah povinně evidovaných údajů tak zavádí nástroj pro jednoznačné určení, zda vzniká nárok na proplácení přesčasů, který dříve chyběl.

Rozhodnutí Soudního dvoru Evropské unie

Ze stejného důvodu – určení nároku na proplacení přesčasů – se domáhala v květnu 2019 španělská odborová organizace uložení povinnosti evidovat pracovní dobu pro každý den u zaměstnanců německé společnosti Deutsche Bank. Téma žaloby se dostalo od španělského Vrchního soudu až k Soudnímu dvoru Evropské unie. Soudní dvůr pak vydal rozsudek, ve kterém uvádí, že povinnost vést evidenci pracovní doby vyplývá také z Listiny základních práv Evropské unie. Dále rozsudek uvádí, že je nutné pracovníka jako slabší stranu pracovněprávního vztahu chránit před omezením jeho práv. Za účelem ochrany zaměstnance a možnosti určení odpracované doby, potažmo přesčasů, je proto nutné zavedení systému, který umožní určit délku pracovní doby, počet odpracovaných hodin a jejich rozložení v čase. V důsledku této evidence bude možné jednoznačně určit odpracovanou dobu, dobu odpočinku a přesčasy. Členské státy proto musí zaměstnavatelům uložit povinnost zavést objektivní, spolehlivý a přístupný systém umožňující měřit délku denní pracovní doby u každého pracovníka. Je úkolem členských států, aby definovaly opatření k zavedení systému a konkrétně formu, jakou má takový systém mít případně s přihlédnutím ke zvláštnostem rozličných odvětví a podniků. Při porovnání znění závěru rozsudku Evropského soudu a českého zákoníku práce lze uvést, že české právní předpisy není nutné měnit a v zásadě odpovídají úkolům vyplývajícím z rozsudku, a to včetně rozsahu povinně evidovaných údajů.

Nevhodná řešení zápisu pracovní doby

Vzhledem k absenci definice přesného formátu evidence je nevyhovující řešení častým prohřeškem zjištěným inspekcí práce. Jako nevyhovující bylo vyhodnoceno například označení jednotlivých dní, kdy zaměstnanec pracoval, v kalendáři křížkem, protože chyběl min. údaj o začátku a konci směny. U zaměstnance v dopravě bylo nedostatečné dokládání informací na základě použití tachografů nebo jiných záznamových zařízení. Není vyhovující ani čipová evidence nebo tzv. „píchačky“, které deklarují dobu, kdy zaměstnanec např. vchází a odchází z objektu, tedy docházku, nikoliv pracovní dobu nebo dokonce přesčasy. Jako nevhodná byla zhodnocena také evidence tabulkou se jmény, datumy a čísly, která představovala počet odpracovaných hodin.

Jak správně evidovat pracovní dobu

Obecně lze uvést, že evidence musí být vedena k jednotlivým zaměstnancům. Její vedení je nezbytné pro zaměstnance v pracovním poměru stejně jako pro zaměstnance zaměstnané na základě dohody o pracovní činnosti či o provedení práce. Rovněž je povinnost vést evidenci při všech úpravách pracovní doby. Doporučuje se také evidovat přestávky, které mohou v případě sporu pomoci prokázat odpočinek mezi směnami. Povinnost vést evidenci je uložena zaměstnavateli, součinnost se zaměstnancem je však v některých případech nezbytná a dle rozhodnutí soudu může zaměstnavatel po zaměstnancích ve věci evidence spolupráci dokonce požadovat. V některých případech, např. v dopravě, je totiž jediný zaměstnanec schopen průběh pracovní doby, plnění povinných přestávek apod. zaznamenat. Ve věci délky doby archivace evidence se závěry na základě různých dokumentů rozcházejí, přesto bylo možné učinit závěr, který uvádí, že záznamy je doporučeno archivovat 4 roky po uplynutí doby, které se týkají. Data čítající evidenci je nutné chránit ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů, tedy zabezpečit, aby nemohlo dojít k nahodilému přístupu k evidovaným datům, jejich přenosu apod.

Nyní ke konkrétnímu správnému příkladu zápisu. Pracovní dobu je možné evidovat například následujícím způsobem:


Zaměstnanec: Ing. Oldřich Stiller
Datum Směna Přestávka práce přesčas noční práce odprac. doba v době pohotovosti pracovní pohotovost
24.06.2019 Po 08:00-12:00 a 12:30-16:30 12:00-12:30 - - - -
25.06.2019 Út 08:00-12:00 a 12:30-16:30 12:00-12:30 - - - -
26.06.2019 St 08:00-12:00 a 12:30-16:30 12:00-12:30 - - - -
27.06.2019 Čt 08:00-12:00 a 12:30-16:30 12:00-12:30 - - - -
28.06.2019 Pá 08:00-12:00 a 12:30-16:30 12:00-12:30 - - - -
29.06.2019 So 08:00-12:00 - - - - 18:00-22:00
30.06.2019 Ne - - - - - 18:00-22:00

Vyhovující je rovněž následující zjednodušený způsob zápisu:


Datum Zaměstnanec
Oldřich Stiller Pavel Daněk Iveta Hrabánková Daniel Lajda Tomáš Staněk Aleš Dvořák
24.06.2019 Po D1 O1 D1 D1 - P1
25.06.2019 Út D1 O1 D1 D1 - P1
26.06.2019 St D1 - D1 - - -
27.06.2019 Čt D1 - D1 - - -
28.06.2019 Pá D1 - D1 - - -
29.06.2019 So - O1 - D1 - P1
30.06.2019 Ne - O1 - D1 - P1

Vysvětlivky: D1: Denní směna 08:00-12:00 a 12:30-16:30 s přestávkou na jídlo a oddech 12:00-12:30; O1: Odpolední 12hodinnová směna 12:00-24:00 s přestávkou na jídlo a oddech 17:30-18:00; P1: Pracovní pohotovost 18:00-24:00

Výhody evidence docházky a pracovní doby

Z pohledu zaměstnavatele není nezbytné vnímat nařízení evidence docházky jednoznačně za další administrativní zátěž. Jak je uvedeno výše, povinnost evidovat pracovní dobu je na zaměstnavateli, ten ji nicméně může převést na základě vnitropodnikových nařízení na zaměstnance.

Pokud bude zaměstnanec evidovat vedle nutných údajů své identifikace, data a doby provádění práce také zakázku, na které pracuje, získává zaměstnavatel informaci, kolik bylo na které zakázce stráveno času. Pokud jsou informace evidovány v praktickém informačním systému, software vyhodnotí plnění odhadů, ziskovost každé zakázky a zároveň včas upozorní na možnou ztrátu. Při větším objemu zaznamenaných dat se pak evidovaná docházka a vyplývající ziskovost jednotlivých zakázek stává cenným zdrojem informací, z něhož lze vyhodnotit časovou náročnost nebo rentabilitu rozličných typů zakázek, jednotlivých klientů apod., podle kterých lze v budoucnu podnik orientovat.

Autor: Ing. Oldřich Stiller, 22.06.2019

Zdroje:
Soudní dvůr Evropské unie. Tisková zpráva č. 61/19. 14.05.2019.
Zákon č. 262/2006 Sb. – zákoník práce. 07.06.2006.
Zpravodajství ČT24. 13.06.2019.
PhDr. KUČEROVÁ, D. Evidence pracovní doby není totéž co docházka. Podnikatel.cz, 11.10.2017.
JUDr. STÁDNÍK J., Mgr. KIELER P. Obvyklé chyby při "vedení" evidence pracovní doby. Mzdová účetní č. 6/2015.
JUDr. JANEČKOVÁ E. Evidence pracovní doby, nebo evidence docházky? Mzdová účetní č. 9/2014.
JUDr. BRŮHA D., Ph.D. Praktické problémy evidence pracovní doby a přestávek v práci. Mzdová účetní č. 4/2018.
Rozsudek nejvyššího soudu ze dne 05.11.2004, sp. zn. 21 Cdo 1916/2004.