Řízení projektů je nedílnou součástí chodu firem napříč obory, po nasazení je software používán zaměstnanci i vedením každý den a způsob práce systému s informacemi přímo ovlivňuje způsob komunikace ve firmě. Výběru správného softwaru by proto mělo být věnováno patřičné úsilí. Na které parametry se při výběru systému soustředit a kdy je vhodné software ve firmě nasadit?

kdy nasadit softwarové řízení projektů

1) Najděte správný čas, od kdy řízení projektů řešit programem

Potřeba softwaru vzniká ve chvíli, kdy se ukládání dat do excelových souborů a komunikace skrze emaily stávají nepřehlednými. Ve věci počtu zaměstnanců nebo zakázek je otázka individuální, nicméně lze uvést, že dokud počet souběžně probíhajících projektů nepřekročí dvoucifernou hranici nebo je zaměstnanců 5 a méně, informace lze dobře koordinovat ručně a nadřízený si dobře udrží přehled o vytížení jednotlivých zaměstnanců. Ani při větším počtu zpracovávaných dat nemusí být použití softwaru nezbytné, ale komunikace skrze software je zpravidla efektivnější.

Použití softwaru nemusí být nezbytné, od určité fáze vývoje firmy je ale jeho užívání efektivní

Počet hodin, které používání softwaru při řízení projektů ušetří, téměř nelze určit. Může to být obecně 10-20 hodin měsíčně. Mimo časové úspory je ale přínosem systematičtější a jednotná komunikace nebo rozvrstvení práce s daty mezi kolegy a podřízené, kteří mohou v softwaru evidovat data společně s vedením. Příkladem jsou termíny projektů, které bude evidovat řešitel, zatímco nadřízený na ně jen dohlíží.

2) Volte software pro Váš obor a Vaši firmu

Potřeby firem se napříč obory liší. Podniky z odlišných oborů pracují s rozdílnými daty a stejně tak se liší i filozofie podnikových systémů podle oborů, pro které byly primárně vyvinuty. Zatímco například projekční firmy pracují především s lidskými zdroji a sledují vytíženost jednotlivých pracovníků, výrobní firmy mohou naopak sledovat skladové zásoby nebo výrobní kapacity linek. Volte proto software podle oboru, který je softwaru nejblíže.

Volte software podle oboru, pro který byl vyvinut

Volbou specializovaného poskytovatele spíše docílíte toho, že systém pokryje Vaše priority a budete tak pracovat s daty, která skutečně potřebujete. Najít specializovaného developera se často nepovede, a proto se soustřeďte na software pro firmu s podobným počtem zaměstnanců nebo podobnou strukturou managementu. Takové údaje v popis softwaru na internetové prezentaci často nenajdete, zeptejte se na ně proto při prezentaci nebo při poptávce specifikujte, v jakém oboru se pohybujete.

3) Definujte v řízení projektů své priority

Správný software pro Vaši firmu by měl splňovat Vaše hlavní požadavky. Které to jsou? Na to odpoví analýza Vašich vlastních interních procesů. Zamyslete se nad tím, jaká data jsou pro Vás prioritní a jaké procesy u Vás vytváří největší časovou zátěž, protože software pro řízení projektů by Vám měl hlavně šetřit čas.

Analyzujte vlastní interní procesy a definujte tak priority nového softwaru

Může to být evidence docházky, která odhalí, kolik na projektech trávíte hodin, výpočet cashflow, přehledné uspořádání termínů projektů, předávání informací nebo automatické vystavování faktur. Který excelový soubor otevíráte nejčastěji, které propočty děláte stále a stále dokola? Právě tyto procesy by měl software pro řízení projektů zvládat.

zápis docházky k projektu

Obrázek: Se zápisem docházky se někteří zaměstnanci potýkají denně, zápis by mělo být možné provést během pár kliknutí. Snímek z programu pro řízení projektů od SW3 itsystemy.cz.

4) Najděte správnou míru podrobnosti

Při řízení projektů budete muset evidovat řadu údajů, některé budou evidovány povinně, aby software mohl plnit svou funkci. Jestliže Vaše firma zpracuje ročně desítky dlouhodobých projektů, můžete si dovolit u všech definovat údaje relativně podrobně – definovat každou subdodávku, evidovat informace o průběhu nebo proplacení každé dodávky. Naopak pokud děláte krátkodobé zakázky v počtu stovek, vyplňování řady údajů u všech zakázek Vás bude v důsledku zdržovat. Najděte proto systém, který bude vyžadovat podrobnost, která Vás při řízení projektů nezbrzdi.

Zvolte systém vyžadující podrobnost, která Vás při řízení projektů nebude zdržovat

Software, který obsahuje pouze relevantní informace, bude uživatelsky přívětivější. Je potenciálně vhodný software příliš obsáhlý? Řešte s poskytovatelem programu možnost vyřadit některé moduly, které prostředí pro řízení zakázek zjednoduší. Bude výhodou mít k dispozici také starší data, počítejte proto s tím, že do systému budete vkládat data i zpětně.

5) Prověřte flexibilitu potenciálního systému

Jezdíte na služební cesty, pracujete z domova, potřebujete fungovat mimo svou kancelář? Přístupnost může být pro řadu managerů zásadním kritériem. Nejkomfortnější je mít přístup odkudkoliv a mít možnost řízení projektů s mobilním telefonem v ruce. Je pro Vás kritérium přístupnosti zásadní? Pro řadu managerů může být, prověřte proto při výběru i mobilitu softwaru.

Trávíte čas na služebních cestách? Vyberte si software dostupný i na mobilním telefonu

Flexibilní systém bude také ten, který lehce připravíte k dalšímu užívání. Koupila Vaše firma nový počítač, přijala nového kolegu? Taková situace se bude opakovat často, a vy musíte zaměstnanci zprovoznit přístup do softwaru. Zajištění přístupu by proto mělo jít hladce, stejně jako naučit kolegu v novém softwaru pracovat.

6) Zvolte mezi krabicovým řešením a softwarem na míru

Většina dodavatelů Vám nabídne jak své hotové „krabicové“ zaběhlé řešení, tak vytvoření systému na míru. Kolik stojí software na míru podle Vašich požadavků? Podle obdržených nabídek se cena vytvoření softwaru na míru pro řízení malé firmy o cca 12 zaměstnancích, kde řešíte docházku, evidenci zakázek, cashflow apod, pohybuje od dolní hranice 200 000 Kč až po 600 000 Kč. Najdete-li jednotlivce, vypracuje Vám uvedený software za 150 000 Kč.

Přejete si ušít software na míru? Připravte si kolem 200 000 Kč

Není proto divu, že většina malých firem řízení projektů řeší prostřednictvím hotových programů. Nevyhovuje Vám krabicové řešení? Zkuste se dohodnout s dodavatelem na úpravě jejich připraveného softwaru prostřednictvím doplnění nebo vypuštění modulů podle Vaší potřeby. Zvláště menší dodavatelé by měli být schopni software upravit.

7) Představte si svou firmu za 5 let

Vaše firma se rozvíjí a potřebujete zajistit softwarové řízení projektů. Jak se ale bude Vaše firma rozvíjet dál? Ve vašem okolí nemusí být dostatek odborníků a vy budete časem zakládat novou pobočku. Jak se s tím vyrovná Váš informační systém? Svou novou pobočku budete muset mít pod dohledem, data budete chtít stále aktuální. Najděte proto software, který vás nebude brzdit ani v horizontu několika let.

Najděte software, který zvládne Váš růst

Také se může stát, že váš zaměstnanec se odstěhuje mimo město a vy si ho budete chtít udržet. Pokud zvolíte spolupráci se zaměstnancem na dálku, budete potřebovat plný přehled o jeho práci. Řízení projektů bez oboustranného přehledu o úkolech a výstupech může být jedním z klíčových předpokladů úspěšného pokračování spolupráce a růstu.

řízení projektů historie

Obrázek: Patrně léty prověřené řešení rozdělení práce, které si ale z home-officu prohlédnete jen stěží. Snímek z roku 2018.

8) Najděte efektivní software

Vaše firma musí fungovat efektivně, efektivní musí být i program pro řízení projektů, samozřejmě. Jak efektivitu změřit? Pro Vaši firmu bude efektivní systém ten, který zastane nejvíc procesů. Veškeré procesy nepojme žádný, nicméně z minima vstupů byl měl vytvořit maximum výstupů. Zjistěte si například, kolik ukazatelů systém dokáže vyhodnotit z evidované docházky, nebo kolik dat dostanete díky evidenci termínů projektů.

Efektivní software vytvoří maximum výstupů z minima vstupů

Které funkce používáte nejčastěji? Například při evidenci docházky firma vytvoří desítky tisíc zápisů. Ověřte si proto, že zápis docházky lze provést doslova na pár kliknutí. Každodenní rutinní činnosti Vás nesmí zdržovat.

9) Přejte si nezávislost a přitom dobrou podporu

Omezující může být pro uživatele softwaru krom mobility také závislost na poskytovateli. U některých programů je nutné kontaktovat dodavatele softwaru při přidávání zaměstnanců, mazání dat nebo je počet uživatelů omezen. To může ve výsledku znamenat diskomfort nebo zdržení při užívání programu. Při výběru proto hledejte software, kde si řízení projektů obstaráte ve velké míře sami.

Závislost na dodavateli může zdržovat. Chtějte software, se kterým jste nezávislí

Podporu softwaru jen těžko odhadnete dopředu. Některé firmy nabízí svůj projekt na vyzkoušení zdarma, při zkušebním provozu pak lze podporu vyzkoušet. Míra podpory může být přímo úměrná velikosti firmy. Zatímco menší firmy se Vám při nárazovém vytížení nebudou moci plně věnovat, u větších firem podobný scénář spíše nehrozí.


Sečteno podtrženo, výběr softwaru je náročná fáze rozvoje firmy s mnoha neznámými, pro vaše řízení projektů jde přitom o zásadní krok. Otázce ceny softwaru bude věnován vlastní článek, už teď lze ale říct, že v porovnání s časem, který software může ušetřit, a možným komfortem při užívání, není zdaleka tím nejdůležitějším. Do hry může vstoupit i lidská rovina, protože dodavatel může být i partner, který bude při rozvoji firmy stát po vašem boku, mluvit s Vámi o Vašich nápadech i problémech. Můžete zvolit zaběhlé a robustní řešení od velké firmy. Prověřený software nebude mít chyby, ale těžko do něj vpravíte tu drobnou funkci, kterou potřebujete. Malý dodavatel se s Vámi zase spíše domluví nad implementací nápadu, bez velkého týmu ale nebude schopen detailně prozkoušet funkčnost. Přesný návod proto neexistuje, volba bude vždy kompromisem mezi produktem i dodavatelem. Při kompromisech pak už stačí dobře zvolit, a v tom vám nejvíce pomůže vaše představa o tom, jaké funkce by měl software pro řízení projektů zastat, jaké jsou vaše priority a jaké jsou vaše interní postupy, se kterými má software splynout.

Autor: Ing. Oldřich Stiller, 28.03.2020
Informační systémy pro řízení firem, SW3 IT systémy